Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 16 januari 2026

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op De Duikvereniging, onderdeel van QDiving. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
De Duikvereniging van QDiving
E-mail: info@deduikvereniging.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

2.1 Gegevens bij registratie als lid

• Naam (voornaam en achternaam)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Duikbrevetten en -certificeringen

2.2 Gegevens bij gebruik van de website

• IP-adres (geanonimiseerd voor analytics)
• Inloggegevens en sessie-informatie
• Aanmeldingen voor duiken en evenementen

2.3 Medische gegevens (Fit-to-Dive)

Voor de veiligheid van onze leden vragen wij om een geldige Fit-to-Dive (medische geschiktheidsverklaring). Deze documenten worden:

• Versleuteld opgeslagen (AES-256 encryptie)
• Alleen toegankelijk voor geautoriseerde bestuursleden
• Verwijderd zodra ze verlopen zijn of op verzoek van het lid
• Elke toegang wordt gelogd met reden, tijdstip en locatie voor audit-doeleinden

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

Wij gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1 Ledenadministratie

• Bijhouden van het ledenbestand
• Verwerken van lidmaatschapsbetalingen
• Communicatie over verenigingszaken

3.2 Organisatie van activiteiten

• Registratie voor duiken en evenementen
• Samenstellen van buddy-paren en duikgroepen
• Versturen van herinneringen en updates

3.3 Veiligheid

• Controleren van geldige Fit-to-Dive verklaringen
• Verificatie van duikbrevetten
• Noodcontact bij incidenten

3.4 Communicatie

• Nieuwsbrieven en aankondigingen (met uitschrijfmogelijkheid)
• Belangrijke mededelingen over de vereniging
• Beantwoorden van vragen via het contactformulier

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken je gegevens op basis van:

• Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst: Voor het verwerken van je lidmaatschap en het organiseren van activiteiten.
• Gerechtvaardigd belang: Voor het verbeteren van onze diensten en website (via privacy-vriendelijke analytics).
• Wettelijke verplichting: Voor het bijhouden van een ledenadministratie en financiële administratie.
• Toestemming: Voor het versturen van nieuwsbrieven (je kunt je altijd uitschrijven).

5. Cookies en analytics

Wij gebruiken alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website:

• Sessie cookies: Voor het bijhouden van je login sessie
• Poll cookies: Om dubbel stemmen te voorkomen
• ALV cookies: Om je aanmelding voor vergaderingen te onthouden

Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

Voor websitestatistieken gebruiken wij een eigen analytics systeem. Dit systeem plaatst geen cookies en verzamelt geen persoonsgegevens. IP-adressen worden geanonimiseerd en niet aan individuele gebruikers gekoppeld.

6. Delen van gegevens

Wij delen je gegevens niet met derden, behalve in de volgende gevallen:

• Hosting en technische dienstverleners: Voor het hosten van de website en database (binnen de EU, AVG-compliant).
• Betalingsdienstverleners: Voor het verwerken van betalingen (alleen noodzakelijke gegevens).
• Wettelijke verplichting: Als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor commerciële doeleinden.

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Versleutelde opslag van gevoelige documenten (AES-256)
• Twee-factor authenticatie (2FA) voor beheerders
• Regelmatige beveiligingsupdates
• Toegangscontrole en audit logging
• Regelmatige back-ups

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Ledengegevens: Tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap
• Fit-to-Dive documenten: Tot de vervaldatum + 1 jaar
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Website logs: Maximaal 90 dagen

9. Jouw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens.
• Recht op beperking: Je kunt de verwerking van je gegevens laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: Je kunt je gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.

Voor het uitoefenen van deze rechten kun je contact opnemen via info@deduikvereniging.nl. We reageren binnen 30 dagen op je verzoek.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe datum. Bij significante wijzigingen informeren wij je via e-mail.

11. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl